Burocracia rende lucros à empresas de arquivos digitais em Manaus

Em Manaus este serviço ainda é oferecido por um número restrito de empresas em um mercado que deve dobrar a demanda a cada ano.

Manaus – Viver em um mundo onde não existam mais papéis ou documentos impressos ainda é uma realidade distante. Mas a migração para o ambiente digital já vem acontecendo há alguns anos e atualmente existem empresas especializadas em “acabar” com a confusão de documentos que resultam do excesso de burocracia.

Em Manaus este serviço ainda é oferecido por um número restrito de empresas em um mercado que deve dobrar a demanda a cada ano. Conhecido como gestão de documentos, o serviço  compreende diversas atividades, desde a simples digitalização até a guarda e a recuperação de papéis antigos.

Os motivos para buscar este tipo de serviço são quase sempre os mesmos: a necessidade cada vez maior das empresas de tornar mais rápido o acesso à informação e de liberar espaço em suas dependências. Este foi o caso da agência de Recursos Humanos MegaTemp. Com uma sala inteira dedicada a caixas de documentos o crescimento do negócio estava comprometido. “Precisávamos contratar mais funcionários, mas o espaço estava ocupado por papéis. Foi quando decidimos buscar uma empresa para cuidar disso”, conta a administradora Eucilene Araújo. Agora os documentos são guardados pela Arquivar, empresa que atua há 21 anos no mercado, com franquia em Manaus há cinco anos.

A proprietária da franquia, Lúcia Folhadela Batista, explica que no serviço de guarda a tutela e a organização dos documentos ficam sob responsabilidade de sua empresa. “Quando o cliente precisa do documento, ele acessa nosso software e busca o item, que irá gerar um código. Assim podemos localizar o documento e entregar para ele”.

Em cinco anos Lúcia diz já ter recuperado o investimento feito na implantação da empresa. No ano passado o faturamento de sua companhia cresceu 64% e só nos primeiros cinco meses deste ano o faturamento já superou em 59% todo o rendimento de 2011.

“Estes serviços já são muito comuns em outras regiões do Brasil, mas a demanda está crescendo agora aqui em Manaus, onde nosso principal nicho ainda são as grandes empresas, que tem uma visão mais moderna de administração”, afirma a empresária.

Digitalização

A digitalização é um dos recursos mais usados na gestão de documentos, por permitir o rápido acesso a informações contidas no papel. O advogado Gutemberg Luna, proprietário da DOC21 conta que decidiu abrir a companhia para resolver um problema de espaço que tinha em seu escritório.

“No início eu montei a empresa para atender a minha própria necessidade. Mas comecei a identificar que esta demanda estava crescendo muito, pois existe a necessidade de o cliente manter a integridade da informação que hoje está no papel”, afirma.

Segundo Luna, a migração para o meio digital facilita também o acesso a estes conteúdos, já que a busca pode ser feita com apenas um clique.

O mercado está tão aquecido, que há dois anos a empresa MCM, especializada em impressão, resolveu oferecer também o serviço de digitalização. “Conhecemos o segmento em uma feira de tecnologia de São Paulo e vimos que isso era uma tendência no ramo de impressão, as empresa que não acompanhassem ficariam para trás”, conta o coordenador de soluções Heyle Romanos.

A digitalização é especialmente vantajosa no caso de papéis que não possuam validade jurídica ou que foram gerados no ambiente digital. Pois, nesse caso, a digitalização permite que o documento seja descartado. Notas fiscais e certidões, no entanto, devem ser guardadas, pois suas versões digitais servirão apenas para consulta. Para resolver esta questão existe uma outra técnica, a de microfilmagem.

O processo não é uma novidade, na verdade, é usado por instituições bancárias há dezenas de anos. A Microfilmagem trata-se de uma fita onde são gravadas as imagens dos documentos, em um processo bastante parecido com o da fotografia.

A principal diferença que torna o documento impresso a partir desta matriz reconhecido legalmente é a sua segurança contra fraudes. “Esse sistema não pode ser acessado ou falsificado. Para imprimir o documento é preciso ter um aparelho especial, que necessita de senha e certificação. O documento da microfilmagem possui validade, é como se fosse um documento autenticado”, observa a empresária.

Cada fita de microfilme, que tem pouco mais de dez centímetros, pode suportar até 7 mil documentosem formato A4, o que equivale a cerca de dez caixas de papéis ou um móvel ficheiro de quatro gavetas.

O serviço de digitalização de documentos é oferecido em Manaus por valores que vão de R$0,5 aR$ 0,20 por documento. Já a microfilmagem pode custar de R$0,20 aR$ 0,80 por item.

Ferramenta ajuda  preservar memória e a história

A digitalização e a microfilmagem não servem apenas para facilitar a vida das empresas, mas também como ferramenta para preservar a história.

Essa é a principal motivação de José Rubens de Castro, da Rac Microfilmagem, Digitalização e Organização de Documentos. Rubens, que trabalha no segmento há pelo menos 37 anos, veio a Manaus para atuar na microfilmagem de documentos do Banco do Brasil. Há quatro anos, o empresário decidiu abrir sua própria empresa, que presta serviços principalmente para instituições públicas e cartórios.

Agora, Rubens fará a microfilmagem de todos os livros de batismo da Arquidiocese de Manaus. “Os livros começam de 1813 e tem desde os registros de batismo de índios”, observa.

O especialista conta que, para microfilmar o material, é necessário desmontar os livros e que o processo permite que os papéis sejam limpos e renovados.